30 gün açılmamış olması bir raporu “kullanılmıyor” saymak için yeterli mi?

Genellikle değil. Çeyreklik değerlendirme sunumları, bütçe paketleri ve denetim raporları yılda birkaç kez açılır; 30 günlük herhangi bir kural bunları yanlışlıkla işaretler. Savunulabilir bir temizlik için Microsoft’un hazır araçlarının sunduğu 30 günlük pencerelerden daha uzun kullanım geçmişine ve eşiği kendinizin belirlediği bir “kullanılmıyor” tanımına ihtiyacınız var.

Kullanılmayan raporları silmek gerçekten tasarruf sağlar mı?

Tek başına raporu silmek az kazandırır; ancak kullanılmayan raporlar genelde kullanılmayan semantic model’lerin üzerinde durur ve bu modeller kapasitenizde depolama ile zamanlanmış yenileme işlem gücü tüketir. Raporu, artık sahipsiz kalan modeliyle birlikte emekliye ayırmak bu yenilemeleri durdurur ve gerçek kapasite alanı açar.

Bu tespiti yalnızca Microsoft araçlarıyla otomatikleştirebilir miyim?

Evet, admin API’lerini script’leyerek: workspace’leri GetUnusedArtifactsAsAdmin ile dolaşabilir ya da etkinlik olaylarını her gün kendi veritabanınıza aktarıp rapor bazında görüntülenme sorgulayabilirsiniz. İkisi de çalışır, ama zamanlamayı, depolamayı, API limitlerini ve bakımı siz üstlenirsiniz — yönetişim araçlarının otomatikleştirdiği kısım tam olarak budur.

Power BI Kullanılmayan Raporları Bulma Rehberi

Zombi rapor, aylardır kimsenin açmadığı ama hâlâ bir workspace’te duran rapordur — semantic model’ini programlı olarak yeniler, kapasite ve depolama tüketir, arama sonuçlarında çıkar ve güvenlik ile denetim yüzeyinizi genişletir. Bir yıldan eski her Power BI tenant’ında vardır; büyük tenant’larda binlercesi bulunur.

Kullanılmayan içeriği avlamak neden değer?

Maliyet: izlenmeyen model’lerin zamanlanmış yenilemeleri kapasite birimi yakar ve Premium/Fabric SKU’larında throttling’e ve gereğinden büyük kapasite alımına katkı yapar.
Risk: unutulmuş her rapor hâlâ paylaşılabilir ve yıllar önceki izinlerle yönetiliyordur.
Güven: “Satış Özeti”nin beş sürümü bir arada yaşadığında gerçek rakamın hangisi olduğundan kimse emin olamaz.

Yöntem 1 — Servisteki kullanım metrikleri

Her raporun yerleşik bir kullanım metrikleri raporu vardır (rapor menüsü → Kullanım ölçümleri); görüntülenme ve görüntüleyen sayısını gösterir. Tek bir rapor için en hızlı kontroldür, ancak yalnızca kayan ~30 günlük pencereyi kapsar, rapor rapor çalışır ve tenant genelinde neyin atıl olduğuna dair bir liste veremez.

Yöntem 2 — Kullanılmayan varlıklar admin API’si

Admin REST API’sinde, son 30 günde kullanılmamış semantic model, rapor ve pano döndüren, bu iş için yazılmış bir (önizleme) çağrı var — her seferinde tek workspace:

Login-PowerBI  # Power BI PowerShell modülü, admin hesabı

$workspaces = Get-PowerBIWorkspace -Scope Organization -All
foreach ($w in $workspaces) {
  Invoke-PowerBIRestMethod -Method Get `
    -Url "admin/groups/$($w.Id)/unused"
}

Sınırlara dikkat: çağrı workspace başınadır (büyük bir tenant, admin API hız limitlerine karşı binlerce çağrı demektir), önizleme API’sidir ve “kullanılmıyor” tanımı Microsoft’un 30 günlük penceresine sabitlenmiştir — “6 aydır açılmamış” diye soramazsınız.

Yöntem 3 — Etkinlik günlüğünden kendi kullanım deponuzu kurun

Tenant etkinlik günlüğü her rapor görüntülemesini kaydeder. Yöneticiler bunu Get Activity Events API’si (veya Get-PowerBIActivityEvent) ile, çağrı başına bir gün ve yaklaşık bir aylık geriye bakışla dışa aktarabilir. Bu olayları her gün bir veritabanına yazarsanız “N aydır görüntülenmemiş” sorusunu istediğiniz N için yanıtlayabilirsiniz — doğru temel budur, ama artık zamanlanmış bir veri hattı, bir veritabanı, API limitleri ve şema değişiklikleri sizin sorumluluğunuzdadır.

Sürekli yaklaşım neye benzer?

Elle yapılan yöntemlerin ortak zayıflığı şu: hepsi anlık fotoğraftır. Kullanım yönetişimi ancak görüntülenme olayları her gün toplanır, aylarca saklanır, workspace/rapor/model envanteriyle birleştirilir ve kurumunuzun gerçekten benimsediği bir “kullanılmıyor” kuralına göre değerlendirilirse işe yarar. PGR Sonar tam olarak bunu yapar — tenant’ınızı programlı olarak senkronize eder, kullanım geçmişini biriktirir ve eşik sizin kontrolünüzde olmak üzere tüm workspace’lerdeki kullanılmayan rapor ve model listesini güncel tutar.

Power BI’da Kullanılmayan (“Zombi”) Raporlar Nasıl Bulunur?